企業引進采購管理系統的重要性
發布日期:2021-04-19 瀏覽次數:963次
對采購進行管理就是指對計劃進行下達、對采購單進行生成、對采購單進行執行、對收到的貨物進行接收、對貨物進行驗收入庫、對發票進行收集以及對采購的貨物進行結算等一系列采購活動的集合體,同時嚴格的監督及跟蹤采購的物流環節,從而對企業的采購過程進行科學、合理的管理。計劃采購、校檢發票和管理訂單是對采購進行管理的三個主要組成部分。對企業的采購計劃進行管理就是制定并管理采購計劃,及時、準確的為企業準備合理的采購計劃及執行的路線。采購計劃分為不定期和定期采購計劃兩種。在分類或者分解以及匯總各部門或者單位采購計劃的基礎上將采購的需求轉化成采購任務。依據企業的不同,采購部門則采用以產定購、以銷定購以及以銷定產等多類型的采購方式,對采購訂單進行制定。
采購管理的重要性
1.采購成本過大,不利于企業參與市場競爭企業之間在市場中根據價格的高低來競爭,本質上是在成本方面進行競爭。對成本進行降低,一般有兩種辦法:第一,對生產能耗進行降低;第二。對采購價格進行降低。以前對于成本進行管理實際上只是對生產的能耗進行降低,但是實際上比較重要的還是對采購成本的降低。對成本進行降低的程度是有限的,而對采購成本進行降低卻是有很大潛力的。
2.賣方市場的形成,增加了企業采購的難度伴隨著我國經濟的快速發展,市場的供求產生了很大的變化,當供應大于需求的時候,賣家在市場中的競爭很激烈,這就使市場中的產品包裝、種類、性能等越來越多樣化。采購者需要詳細的比較選擇產品的質量、供貨的辦法以及價格等,因此,企業必須對采購過程進行有效的管理。
3.規范采購管理,避免企業遭受不必要的損失企業為了能夠在日趨競爭激烈的市場中立于不敗之地,企業之間利用各種手段,例如促銷、返利等辦法來對產品進行推銷。因此,必須根據采購制度對其進行規范及監督,以防對企業經濟利益的損害。
目前采購工作中普遍存在的問題
1.采購過程中缺乏有效的信息溝通。采購部門在以前采購的過程中,是一個相對獨立的部門,很少和單位的其他部門進行溝通或者接觸,其主要是對資料的供應以及制造進行關心,起著溝通資料計劃人員以及產品銷售人員的作用,給他們傳遞消息。如果在傳遞消息的時候哪個環節不幸出現錯誤,或者其流通受阻,這就就容易重復采購材料以及積壓資金。
2.采購的過程中缺少監督制衡機制。對物資進行采購是以貨幣進行交換的,對資金的利用權進行了掌握,這就要求有有效的監督辦法對其進行監督。但是,現在一些企業對材料進行的采購一般由一個人、一個部門等進行。如果采購計劃不是由一個指定的部門,而由一個人進行采購,這就缺乏合理的約束及監督機制。這樣一直下去,就會導致采購過程中不正之風的出現,進而對材料的采購過程產生不利的影響。
3.企業對供應商的管理有待加強。現在,一些企業對采購這一個工作有著錯誤的認識,以為只要和產品的銷售者搞好關系,就可以將其和企業的需求進行磨合與平衡。事實上,這是非常危險的情況。采購的過程中,雖然和產品的銷售者有著很好的關系是非常重要的,但是如果一直這樣下去,企業的采購者就會產生對產品銷售者的依賴心理,不僅對企業的發展不利,還會造成部門內部的腐敗,使企業缺少技術創新,沒有辦法對更優秀的產品進行尋找,最終對企業的效益進行了損害。
現代化采購管理系統的構建
1.選擇企業采購管理策略因為產品的結構和生產辦法不同,企業就會有不同的材料需求。一般情況下利用ABC法則對采購來的資料進行分類。我們利用的是一類有很好適用性的分類辦法,就是利用風險以及企業的預期目標進行分類,這樣就可以對企業的資料進行分類,分為日常、杠桿、瓶頸和關鍵等采購項目。在現實采購的過程中,根據采購模型中的采購類型不同,應該利用不同的辦法對采購進行管理,同時對選擇供應商與產品銷售者的關系以及庫存等多個方面進行管理。
2.明確采購管理業務流程對采購的業務流程進行管理就是描述各個單位以及每個工作人員的工作關系、信息的流向以及工作的進行順序等。根據一個企業的規模以及經營的性質對采購的結構和流程等進行完善,不僅可以對作業的流程進行規范,對作業的順利開展進行保證,還可以對采購人員的一些不好的行為進行約束。
3.對供應商管理體系進行建立對產品銷售者的管理體系進行建立,實際上就是利用這個組織結構對供應商進行管理。采購部門的工作人員中,一些工作人員對招標以及談判等進行負責,而其他的則負責合理的評估產品銷售者的產品價格、綜合實力、資質、能力以及其整個供應鏈的情況等。對供應商進行選擇及評價的時候一般會有包括評價標準、因素、選擇的辦法以及在選擇完以后對其進行動態管理等四個方面。在選擇評價辦法的時候,一般是根據采購類型來進行的。企業在考慮自身發展需求的情況下對最好的供應商進行確定,根據重要性對供應商進行不同的管理,周期性的選擇和審核供應商。
4.采購人員績效評估因為在企業中存在采購工作人員缺乏積極性的問題,所以就必須通過對其進行績效評估的辦法來管理這些工作人員。對績效進行考核的原因是想了解并掌握工作人員的能力以及其行為,希望利用一些制度對其的能力以及行為進行提高或者改善。從一個企業的角度來說,不僅有利于企業將工作人員的注意力以及能力等匯聚到關鍵的工作中,還為對信息進行管理及控制奠定了很好的基礎。
對采購過程進行管理是對企業進行管理的一個重要部分,采購管理決定著一個企業的綜合競爭能力。因此,為了能夠使對采購進行管理這一活動有序、合理以及科學的進行,就必須對采購管理系統進行合理的構建。
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